20/07/2019

Assistant de direction H/F

CDI -

Châtillon, Île de France, FR

Description du poste

Vous êtes chargé(e) spécifiquement du secrétariat du directeur général et vous contribuez, selon les besoins et les périodes, à l’ensemble des missions du Secrétariat Général.

A ce titre, et en lien étroit avec les assistantes du directeur général et du directeur général adjoint, vous êtes en charge de :

  • L'organisation des réunions (coordination d’agenda, réservation de salle, gestion des repas, déplacements, etc) ;
  • La rédaction de documents : saisie, mise en forme et rédaction de courriers, de comptes rendus de réunions, de diaporamas ;
  • La circulation de l’information : diffusion, alerte, pré-tri, prétraitement ;
  • La préparation des dossiers de réunions et suivi des actions ;
  • La réception, l'affectation, le classement du courrier en émission / réception (archivage physique et dématérialisé) ;
  • La réception, l'enregistrement et la mise en validation des factures et notes de frais (échanges avec la comptabilité);
  • L'accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques ;
  • L'accueil des visiteurs et la gestion des appels téléphoniques.

Vous travaillez avec les différentes directions de la société, les directions générales des mutuelles actionnaires et distributrices, les partenaires extérieurs (conseils, journalistes, …).

Profil souhaité

  • De formation bac +3, idéalement en assistanat de direction, vous disposez d’une expérience d’au minimum 5 ans sur une fonction similaire ;
  • Une connaissance de l’environnement institutionnel et administratif en assurance sera appréciée ;
  • Ce poste requiert une excellente maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel et Powerpoint) ;
  • Vous avez la capacité à travailler en équipe, avec souplesse et adaptabilité (qualités relationnelles indispensables) ;
  • Vous disposez d’une forte autonomie, d’un sens de l’initiative et êtes force de proposition ;
  • Vous avez le sens de la confidentialité ;
  • Vous êtes capable de maîtriser vos émotions et êtes résistant(e) au stress ;
  • Vous êtes reconnu(e) pour votre relationnel, votre sens de l’écoute et votre ouverture d’esprit ;
  • Vous disposez d’une bonne capacité à gérer les urgences ;
  • Vous avez le sens de l’organisation, êtes rigoureux(se) et disposez de bonnes capacités rédactionnelles.

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